ใบเสนอราคาบุคคลธรรมดา ไม่มีบริษัทก็ออกได้ ทำยังไงให้ดูมืออาชีพ

รับงานอิสระ ขายของ หรือรับเหมาแบบยังไม่ได้จดบริษัท แล้วลูกค้าขอ “ใบเสนอราคา” — หลายคนถึงกับไปจ้างทำเอกสาร หรือกังวลว่าออกเองแล้วจะผิดกฎหมายไหม บทความนี้ตอบทุกข้อสงสัย พร้อมวิธีทำให้ใบเสนอราคาของคุณดูน่าเชื่อถือไม่แพ้บริษัทใหญ่

ใบเสนอราคาคืออะไร ทำไมลูกค้าถึงขอ

ใบเสนอราคา (Quotation) คือเอกสารที่ผู้ขายแจ้งราคาสินค้าหรือบริการให้ผู้ซื้อพิจารณาก่อนตัดสินใจ โดยเฉพาะลูกค้าที่เป็นบริษัท เขา “จำเป็น” ต้องมีใบเสนอราคาเก็บไว้ประกอบการอนุมัติจัดซื้อและการตั้งเบิกภายใน ดังนั้นถ้าคุณออกให้ไม่ได้ โอกาสได้งานจะหายไปทันที ทั้งที่ฝีมือถึง

ใบเสนอราคายังเป็นหลักฐานสำคัญเวลามีข้อพิพาท เช่น ลูกค้าบอกว่า “ตกลงกันไว้ราคานี้” — ถ้ามีเอกสารพร้อมลายเซ็นทั้งสองฝ่าย เรื่องก็จบง่าย

บุคคลธรรมดาออกใบเสนอราคา ต่างจากบริษัทตรงไหน

โครงสร้างเอกสารเหมือนกันเกือบทั้งหมด ต่างกันแค่ข้อมูลผู้ออก:

• ชื่อผู้เสนอราคา: ใช้ชื่อ-นามสกุลจริง หรือชื่อร้าน เช่น “นายสมชาย ใจดี (ช่างแอร์สมชาย)”
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี: ใช้เลขบัตรประชาชน 13 หลัก (เลขเดียวกันตามกฎหมาย)
• ที่อยู่: ที่อยู่ตามบัตรประชาชนหรือที่ติดต่อได้จริง
• ไม่มีตราประทับก็ได้: บุคคลธรรมดาไม่บังคับมีตรา ใช้ลายเซ็นอย่างเดียวสมบูรณ์แล้ว

องค์ประกอบที่ต้องมีในใบเสนอราคาบุคคลธรรมดา

1. คำว่า “ใบเสนอราคา” ชัดเจนที่หัวเอกสาร พร้อมเลขที่เอกสารและวันที่
2. ข้อมูลผู้เสนอราคา: ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทร อีเมล เลขบัตรประชาชน
3. ข้อมูลลูกค้า: ชื่อบุคคลหรือบริษัท ที่อยู่ (ถ้าลูกค้าเป็นบริษัท ใส่เลขผู้เสียภาษีของเขาด้วย)
4. รายการสินค้า/บริการ: แจกแจงเป็นข้อๆ พร้อมจำนวน หน่วย ราคาต่อหน่วย และยอดรวม
5. กำหนดยืนราคา เช่น “ยืนราคา 30 วัน” กันวัตถุดิบขึ้นราคาแล้วขาดทุน
6. เงื่อนไขชำระเงิน เช่น มัดจำ 50% ก่อนเริ่มงาน
7. ช่องลายเซ็นผู้เสนอราคา และช่องให้ลูกค้าเซ็นอนุมัติ

เทคนิคทำให้ใบเสนอราคาบุคคลธรรมดาดูมืออาชีพ

ความจริงที่ต้องยอมรับ: ลูกค้าตัดสินความน่าเชื่อถือจากหน้าตาเอกสารก่อนเจอฝีมือ เทคนิคที่ช่วยได้ทันทีคือ

• อย่าใช้ไฟล์ Word ตารางเบี้ยว — เอกสารจัดหน้าสวย ฟอนต์เดียวกันทั้งใบ ดูต่างกันลิบลับ
• มีโลโก้เล็กๆ สักอัน — แม้เป็นแค่ชื่อย่อในวงกลม ก็ทำให้ดูเป็น “แบรนด์” ขึ้นมาก
• เลขที่เอกสารรันต่อเนื่อง — QT-2569-001, 002 บอกเป็นนัยว่าเราทำงานเป็นระบบ ไม่ใช่รับงานแรก
• แจกแจงรายการละเอียด — “เหมา 50,000” ดูน่ากลัวกว่า “ค่าของ 30,000 + ค่าแรง 15,000 + ค่าเดินทาง 5,000”
• ใส่เงื่อนไขครบ — ยืนราคา มัดจำ ระยะเวลางาน ดูเป็นมือโปรและป้องกันตัวเองไปพร้อมกัน

ออกใบเสนอราคาแล้ว ต้องเสียภาษีไหม

ตัวใบเสนอราคาไม่มีผลทางภาษีเพราะยังไม่มีการซื้อขายเกิดขึ้น ภาษีจะเกี่ยวข้องเมื่อรับเงินจริง — รายได้ที่ได้รับต้องนำไปรวมยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปี (ภ.ง.ด.90/91) และถ้าลูกค้าเป็นนิติบุคคล เขาจะหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% สำหรับค่าบริการ พร้อมออกหนังสือรับรอง 50 ทวิ ให้คุณใช้เครดิตภาษีตอนยื่นปลายปี ซึ่งเราเขียนแยกไว้ในเรื่องใบเสร็จรับเงินและการรับเงินของฟรีแลนซ์

คำถามที่พบบ่อย

ใช้ชื่อร้านแทนชื่อจริงได้ไหม?

ได้ แต่แนะนำใส่ควบคู่กัน เช่น “ร้านช่างแอร์สมชาย โดยนายสมชาย ใจดี” เพราะการชำระเงิน/หักภาษีจะอ้างอิงชื่อบุคคลตามกฎหมาย

ลูกค้าขอใบกำกับภาษี ทำยังไง?

ใบกำกับภาษีออกได้เฉพาะผู้จดทะเบียน VAT ถ้ายังไม่จด แจ้งลูกค้าตรงๆ ว่าออกได้เป็นใบเสร็จรับเงิน อ่านรายละเอียดที่บุคคลธรรมดากับใบกำกับภาษี

ต้องเก็บสำเนาไว้ไหม?

ควรเก็บทุกใบ ทั้งไว้อ้างอิงราคาเดิมเวลาลูกค้ากลับมา และเป็นหลักฐานถ้ามีข้อพิพาท ระบบออนไลน์จะเก็บให้อัตโนมัติค้นย้อนหลังได้

อ่านต่อ: ใบเสนอราคาออนไลน์ ฟรี — คู่มือฉบับสมบูรณ์