ใบแจ้งหนี้บุคคลธรรมดา ออกได้ไหม? โดนหักภาษีอะไรบ้าง (ตอบครบ)

ทำงานให้บริษัทเสร็จแล้ว ฝ่ายบัญชีบอก “ส่งใบแจ้งหนี้มาวางบิลได้เลยค่ะ” — ฟรีแลนซ์และพ่อค้าแม่ค้าหลายคนถึงกับนิ่ง เพราะไม่รู้ว่าบุคคลธรรมดาออกใบแจ้งหนี้ได้ด้วยเหรอ แล้วต้องเจอภาษีอะไรบ้าง บทความนี้พาไปทีละขั้น

ใบแจ้งหนี้คืออะไร ต่างจากใบเสนอราคายังไง

ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือเอกสารเรียกเก็บเงินหลังส่งมอบงานหรือสินค้าแล้ว ในขณะที่ใบเสนอราคาคือการแจ้งราคา “ก่อน” ตกลงกัน ลำดับเอกสารที่บริษัทส่วนใหญ่ใช้คือ ใบเสนอราคา → (ตกลงจ้าง) → ส่งมอบงาน → ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล → รับเงิน → ใบเสร็จรับเงิน

ข้อดีของการทำเอกสารครบวงจรแบบนี้คือ ทุกยอดเงินอ้างอิงกันได้หมด ฝ่ายบัญชีของลูกค้าเบิกจ่ายให้คุณได้เร็วขึ้นมาก

สิ่งที่ต้องมีในใบแจ้งหนี้ของบุคคลธรรมดา

• หัวเอกสาร “ใบแจ้งหนี้” + เลขที่ + วันที่ออก + วันครบกำหนดชำระ
• ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ เลขบัตรประชาชน 13 หลักของคุณ (ใช้แทนเลขผู้เสียภาษี)
• ชื่อบริษัทลูกค้า ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี 13 หลักของเขา
• รายการงาน/สินค้า จำนวนเงินแต่ละรายการ และยอดรวม
• อ้างอิงเลขใบเสนอราคาหรือใบสั่งซื้อ (ถ้ามี) — ช่วยให้บัญชีจับคู่เอกสารได้ทันที
• ช่องทางรับเงิน: ธนาคาร เลขบัญชี ชื่อบัญชี (ต้องเป็นชื่อคุณเอง)

โดนหักภาษี ณ ที่จ่ายเท่าไหร่ เมื่อไหร่

เมื่อผู้จ่ายเป็นนิติบุคคล (บริษัท/หจก.) จ่ายเงินได้ให้บุคคลธรรมดา กฎหมายกำหนดให้ผู้จ่ายหักภาษี ณ ที่จ่ายตามประเภทเงินได้ ที่เจอบ่อย:

• ค่าจ้าง/ค่าบริการ/รับเหมา: 3%
• ค่าเช่าทรัพย์สิน: 5%
• ค่าขนส่ง (ไม่ใช่ขนส่งสาธารณะ): 1%
• ค่าโฆษณา: 2%

ตัวอย่าง: แจ้งหนี้ค่าออกแบบ 20,000 บาท → บริษัทหัก 3% = 600 บาท → โอนจริง 19,400 บาท พร้อมส่งหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้คุณ เก็บใบนี้ไว้ให้ดี เพราะตอนยื่นภาษีปลายปี ยอด 600 บาทนี้ถูกนำไปหักออกจากภาษีที่ต้องจ่าย — หลายกรณีคำนวณแล้วได้เงินคืนด้วยซ้ำ

หมายเหตุ: ถ้าผู้ว่าจ้างเป็นบุคคลธรรมดาด้วยกัน ไม่มีหน้าที่หัก ณ ที่จ่าย จ่ายเต็มจำนวนตามปกติ

ขั้นตอนวางบิลบริษัทครั้งแรก (ฉบับเข้าใจง่าย)

1. ถามฝ่ายบัญชีลูกค้า: รอบวางบิลวันไหน รอบจ่ายวันไหน ต้องแนบอะไรบ้าง
2. ออกใบแจ้งหนี้ตามหัวข้อด้านบน แนบสำเนาบัตรประชาชน (บริษัทส่วนใหญ่ขอครั้งแรกครั้งเดียว)
3. ส่งตามช่องทางที่เขากำหนด — ปัจจุบันส่วนใหญ่รับ PDF ทางอีเมลหรือไลน์
4. ถึงรอบจ่าย: รับเงิน (ยอดหลังหัก 3%) + รับ 50 ทวิ แล้วออกใบเสร็จรับเงินส่งกลับให้เขา

คำถามที่พบบ่อย

งานเล็กๆ ไม่กี่ร้อยบาท โดนหักไหม?

การหัก ณ ที่จ่ายมีเกณฑ์ขั้นต่ำที่การจ่ายตั้งแต่ 1,000 บาทขึ้นไปต่อครั้ง (หรือกรณีจ่ายต่อเนื่องรวมถึงเกณฑ์) ต่ำกว่านั้นบริษัทมักจ่ายเต็ม

ไม่อยากโดนหัก ทำได้ไหม?

ไม่ได้ เป็นหน้าที่ตามกฎหมายของผู้จ่าย แต่จำไว้ว่าเงินนั้นคือ “ภาษีจ่ายล่วงหน้า” ของคุณเอง ไม่ใช่ค่าธรรมเนียมที่เสียเปล่า

ใบแจ้งหนี้กับใบวางบิลใบเดียวกันไหม?

ใกล้เคียงกันมากจนหลายธุรกิจใช้ใบเดียว หัวเอกสารเขียน “ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล” อ่านเจาะลึกได้ที่ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ ต่างกันยังไง